Skriv et referat
Læs referater
Ret referater
Indstil programmet
Udskriv referat

Ad 1. Meddelelser

Alle biler har fået udskiftet vinterdæk til sommerdæk.

Steen har bestilt skilte med pladsnumre, så det er tydeligt, hvor de forskellige elbiler skal parkeres. I elbilerne er der også markering af, på hvilken plads de skal stå. Det er en fordel, at elbilerne har faste pladser, så det er nemmere at fejlfinde, hvis der er problemer med enten lader, kabel eller stik i elbilen.

Der er workshop hos LetssGo om bookingsystemet den 23.5. Steen og Jan deltager, men Lars må melde fra.

Steen spørger Hanne om Citroen kan give en pris på miljøvenlig hovedrengøring af bilerne ved 2 års service. Vi beholder de nyere biler i 4 år nu mod tidligere 3 år, da det store serviceeftersyn nu er på 100.000 km mod tidligere 80.000 kr. En midtvejs hovedrengøring er derfor en fordel.

Regnskab er endnu ikke udarbejdet for sidste måned, men Lars kommer snart med det. 

Steen har modtaget et dataudtræk over alle reservationer siden den 1.1.2017 for at kunne lave nogle analyser af årskørsel i 2017 for de forskellige biler samt brugen af elbiler i forhold til fossilbilerne. Det sidste med henblik på at vurdere om den seneste elbil med en rækkevidde på omkring 200-250 km benyttes mere som fossilbilerne, og dermed også i højere grad kan erstatte dem. 

Bestilte baldakiner, som skal fungere som udhæng over vægladere til elbilerne og beskytte om regn/fugt, er ankommet, og vil blive sat op ved lejlighed.  

Vi har fået en ny emaildistributionsliste til alle medlemmerne. Den tidligere liste fra delebiler@munksoegaard.dk. Den nye emaildistributionsliste til alle medlemmerne er liste-alle-delebilbrugere@munksoegaard.dk . Nu skulle det være helt tydeligt, at man skriver til alle medlemmer, når man benytter denne liste. Emailadresser på medlemmer af bestyrelsen eller til bilbestyreren fremgår af den eksterne hjemmeside, www.munksoegaard.dk/delebil 

Ad 2. Referat fra generalforsamling

Bestyrelsens medlemmer underskrev referatet af generalforsamlingen, og Steen vil sørge for at få underskrift fra den interne revisor. 

Ad 3. Diskussion af revisionsrapport om regnskab 2017

Bestyrelsen drøftede de anbefalinger til forbedringer, som den interne revisor (Lone Samuelsson) fremførte i sin revision af delebilsregnskabet for 2017. Revisionen fremgår af dokumenterne i forbindelse med generalforsamlingen, og vil blive lagt op på den eksterne hjemmeside.

Den interne revisor anbefaler, at bestyrelsen arbejder for at Letsgo udarbejder et revisionsspor. Vi vil tage dette op med LetsGo på kommende møde den 23.5. Der efterspørges (bestyrelsens kommentar i parantes):

• Fakturalinjer, der er blevet slettet (bør vi have)

• Fakturalinjer, hvor der er ændret i slutkilometertallet (muligvis, men kan give mange falsk positive)

• Interne reservationer åbnet med masterbrik (ja)

• Sum af interne km pr. år (kan beregnes ud fra dataudtræk, som LetsGo allerede har lovet at lave)

Intern betyder at det er km kørt som administrator/bilbestyrer. 

Den interne revisor bemærker, at "Der er refunderet moms på udenlandske udgifter, det må man ikke. Når der mangler bilag, må man i princippet ikke indberette moms, det er ikke direkte snyd, så der ville nok ikke ske det store, hvis vi blev taget til skatterevision. Men vi kunne overveje, at vi i gentagne tilfælde kun refunderer beløbet x moms, da det er det, vi reelt kan trække fra."

Kassereren vil ikke fremover refundere udenlandsk moms. Samtidig vil vi kraftigt opfordre alle medlemmer til at huske at aflevere kvitteringer, hvor dansk momsbeløb fremgår på fx køb af benzin (når OK kort ikke benyttes) eller andet, som kan refunderes af kassereren. 

Den interne revisor bemærker, at "Der bliver ikke konsekvent opkrævet gebyr for for sen aflevering – det sker kun, når den næste bruger har gjort krav på deres betaling."

Vi har tænkt at fortsætte denne praksis, således der ikke sker automatisk bøde for for sen aflevering. Men samtidig vil vi understrege, at tilliden til delebilordningen kun fungerer, hvis man afleverer bilerne til tiden, og kassereren tager fat i medlemmer, som gentagne gange forbryder sig mod dette. 

Ad 4. Ferieafløsning for Hanne og Kim

Steen er afløser den 10.-13. maj, og Jan den 2.-7. juli og den 30. juli. 

Ad 5. P-bøder og automatiske P-ure

Enkelte medlemmer har fået en p-bøde, fordi p-uret i bilen ikke har virket.  

De automatiske p-ure i bilerne er der som en hjælp. Der ligger en manuel p-skive i handskerummet, hvis den automatiske af en eller anden grund ikke virker.

Uanset hvad, er det køreren, som til en hver tid har ansvaret for korrekt visning af p-skive, og man bør tjekke hver gang, at den automatiske virker efter hensigten.

Det er fint at fjerne p-skiven ved nedbrud og give besked direkte til Hanne Andersen, som er bilbestyrer, og står for alt vedr. problemer med bilerne. 

Lars vil købe 2 p-ure på batteri, og teste om de er bedre end dem, vi allerede har. 

Ad 6. Tyverisikring af ladekabler til elbilerne

Lars vil købe metalkabler og beslag/skruer for tyverisikring af de løse elkabler, som benyttes til opladning af elbilerne ved varmecentralen. 

Ad 7. Udskiftning af kommende biler

Der er to C3'er, som skal udskiftes til efteråret 2018. Der skal senere tages beslutning om, de skal udskriftes til diesel, evt. benzin eller elbiler.

Ad 8. Kommende møder

Torsdag den 7.6 hos Steen kl. 20:00.