Delebilklub - bestyrelse

Skriv et referat
Læs referater
Ret referater
Indstil programmet
Udskriv referat

 
 

Referat fra bestyrelsesmøde i delebilklubben d. 16. december 2015

Dato:d. 16. december 2015
Tilstede:Ole Winther, Lars Levin-Jensen, Jan Peiter, Steen Solvang Jensen (referent)
Afbud:Thomas Hvass Eriksson
Dagsorden:1. Meddelelser
2. Forsikringer
3. Regnskab
4. Kompensation for udført arbejde i 2015
5. Skilte
6. Flere biler med anhængertræk
7. km indtastning i bookingsystem
8. Hvordan forholder vi os ved meget sne?
9. Tegningsret
10. Næste møder
Ad 1. Meddelelser

3. elbil forventes leveret den 30.12.2015. Det er en Renault Zoe. 3. lader er sat op. Da Ole er på juleferie i Spanien den 23.12 til 4.1 vil Steen sørge for at elbilen hentes, og at boks flyttes fra grå C1 hjemmebil til elbilen.

Vi får refunderet 1 kr. pr. forbrugt kWh af CLEVER, som er vores udbyder af ladere til elbilerne. For det sidste år blev det 6.380 kr. Samme ordning fortsætter i 2016, men forventes at stoppe herefter pga. en lovændring, som ikke muliggør at strøm til elbiler fortsat betragtes som processtrøm.

Der har været en række problemer med Hvid elbil, som har resulteret i lange værkstedsbesøg. Vi har klaget til leasingselskabet (ALD) og til Renault værkstedet over de lange værkstedsbesøg, den manglende bil for vores medlemmer, og de manglende indtægter, det medfører. Vi afventer formelle svar, og ser tiden an, hvad vi skal gøre. Renault har bl.a. stillet spørgsmålstegn ved om boksen i bilen kan være en medvirkende årsag. Det bør ikke have nogen sammenhæng, men det undersøges nærmere.

Den 17.11.2015 blev der afholdt det årlige brugermøde med LetsGo, som står for vores bookingsystem. Med udgangspunkt i vores ønsker til forbedringer af bookingsystemet diskuterede vi mulighederne. LetsGo vil udarbejde en tidsplan for de forskellige forbedringer, som vi var enige om lå inden for vores kontrakt.

Ad 2. Forsikringer

Lars arbejder ihærdigt med at få de penge tilbage, som vores forsikringsselskab skyldes os i følge vores opgørelse pga. for mange opkrævninger. Differencen er nu kommer ned på omkring 13.000 kr. Lars fortsætter dialogen. 

Ad 3. Regnskab

Lars redegjorde for regnskabet for 2015, som det ser ud nu. Det endelige regnskab for 2015 vil kunne fædiggøres lige begyndelsen af 2016. Regnskabet viser et overskud for 2015. Regnskabet udarbejdes uden moms, men Lars vil lave en oversigt over ud og ind moms, som vil fremgår af bemærkningerne til regnskabet. 

Ad 4. Kompensation for udført arbejde i 2015

Steen vil udarbejde en oversigt over, hvad de personer, som er berettiget til kompensation for udført arbejde skal have. Oversigten sendes til Lars som udbetaler kompensationen. 

Ad 5. Skilte

Steen havde fået et tilbud på skilte. Det drejer sig om 5 skilte, hvor der står "Elbil" og 5 skilte med "Reserveret delebil", som er sat på holder, som kan bankes ned i jorden. Tilbuddet er på 6.750 kr., og det blev besluttet at tage imod dette. Steen bestiller skiltene. 

Ad 6. Flere biler med anhængertræk

Et medlem har forespurgt om det var muligt at have en bil med anhængertræk ved Skademosegård. Det blev besluttet, at når C3 på Skademosegård skal skiftes ud vil den være med anhængertræk. Det koster omkring 6.000 kr. at få træk på, så vi kan ikke bare have det på alle biler. Man får heller ikke beløbet med sig, når den sælges.  

Ad 7. km indtastning i bookingsystem

Bookingsystemet er blevet ændret således at en administrator kan ændre km tallet for de enkelte biler. Herved kan man se bilens km stand, hvilket er hensigtmæssigt i forhold til service og statistik på kørte km. Kørte km registreres ud fra GPS og altså ikke fra km standen på bilen. I vores tilfælde er km standen på bilerne derfor kørte km siden vi overgik til det nye bookingsystem. Ole vil indtaste km standen for de enkelte biler, så den aktuelle km stand vil fremgå af bookingsystemet fremover.

Ad 8. Hvordan forholder vi os ved meget sne?

Den 21. november fik vi helt vildt meget sne på kort tid. Det påvirkede selvfølgelig brugen af delebilerne, som det påvirkede alle andre biler og den kollektive trafik.

Nogle medlemmer havde en forventning om at kunne komme ned til en bil uden sne på og med ryddet parkeringsplads.

Munksøgård Delebiler er en forening, hvor vi er gået sammen for at have adgang til biler. Vi er ikke et firma, vi har ikke andre ejere end os selv, og vi skal ikke generere noget overskud. Bilerne er vores, som forening, og medlemmerne ejer en del af bilerne. Arbejdet foregår overvejende af frivilligt arbejde.

Medlemmer bør derfor opfatte delebilerne som sine egne biler. Så når en bil er sneet inde, så skal man som medlem gøre, hvad man ville have gjort, hvis det var ens egen bil: Grave den fri af sne.

Det er ikke fadderens opgave at grave sne omkring bilen. Faddere står for at vaske bilerne.

Foreningen kompenserer heller ikke i forbindelse med vejrlig. 

Der er en sneskovl i delebilrummet, som man er velkommen til at bruge, ellers må man i sådanne situationer selv medbruge udstyr. 

Bilerne havde heldigvis allerede vinterdæk på. 

Ad 9. Tegningsret

Foreningen tegnes af formanden og to andre bestyrelsesmedlemmer i forening. Det betyder at alle udgifter/aftaler skal godkendes af formanden og to andre bestyrelsesmedlemmer i forening.

I vores vedtæger er der dog mulighed for at give kassereren prokura, så han kan trække på vores bankkonto og betale regninger uden at have andre bestyrelsesmedlemmers underskrifter. Kassereren har prokura.

Vi diskuterede om vedtægterne også skulle ændres så andre bestyrelsesmedlemmer kunne få prokura fx Ole i forbindelse med bilkøb eller Steen i forbindelse med fx køb af skilte mv. Vi fortolkede reglerne sådan, at hvis bestyrelsen har besluttet et køb så kunne et bestyrelsesmedlem godt stå for det. Der skal være dokumentation for beslutning om køb fx i bestyrelsesreferat eller i emailkorrespondance. Det er fortsat kun kassereren som betaler regninger.

I nogle tilfælde fx ved leasing af en elbil kræver leasingselskabet 3 underskrifter. 

Ad 10. Næste møder

Alle møder er onsdage kl. 20.00 på følgende datoer: 20.1 (Ole), 10.2 (Thomas), 9.3 (Jan), 13.4 (generalforsamling), 11.5 (Lars) og 8.6 (Steen) 


Referat ændret sidst d. 20.12.2015 kl. 22:51

akaReferat ver. 1.13 for php 4.10

 

Code © EAKTION.COM