Skriv et referat
Læs referater
Ret referater
Indstil programmet
Udskriv referat

Ad 1. Godkendelse af referat fra forrige møde

Referat fra bestyrelsesmøde den 8. april 2015 blev godkendt. 

Ad 2. Meddelelser

Den nye kasserer Lars Levin-Jensen har fået NemId adgang til Sparekassen Sjælland.

Faktablad fra DTU Transport om delebilister rundsendt til medlemmerne. 

Bestyrelsen underskrev referat fra generalforsamling og regnskab for 2014. Steen sender det til Sparekassen Sjælland samt får det lagt på hjemmesiden.

Ad 3. Regnskab

Lars orienterede om regnskab for de første 4 mdr. af 2015, som forløber som forventet i forhold til budget.

Intern revisor revisionsrapport for regnskab 2014 blev gennemgået. Alle anmærkninger/forslag vil blive implementeret i forhold til kommende regnskab for 2015. 

Ad 4. Ny servicekontrakt med Ole Winther

Steen havde udarbejdet en servicekontrakt med indarbejdelse af det vedtagne forslag fra generalforsamlingen. Aftalen blev underskrevet af formand og to bestyrelsesmedlemmer samt Ole. Ole vil fremover få 12.000 kr. ekskl. moms pr. mdr for service mv. for 15 biler. 

Ad 5. Forsikringer

Ole har overtaget alt vedr. forsikringer. Udredning af hvad if forsikringsselskabet skylder os pågår stadigvæk, idet vi har betalt for meget for 2014. Vi har fået en fast kontaktperson i if forsikring, som hedder Thomas Oxenvad. Vi vil fremover få en samlet aftale og alle forsikringer bliver samlet på en police.

Ole får tilbud på en bestyrelsesansvarsforsikring og en netbankforsikring. 

Ad 6. Konstituering

Bestyrelsen skal konstituere sig efter generalforsamlingen. Steen blev valgt som formand og Lars som kasserer. Vedtægterne beskriver også næstformand og sekretær, men det har vi ikke tradition for formelt at udpege. 

Ad 7. Procedure ved restancer

Der er blevet arbejdet med at inddrive restancer fra de medlemmer, som skylder foreningen penge i forbindelse med at PBS regninger ikke er blevet betalt. For at ubetalte regninger ikke løber op i større beløb for medlemmerne vil kassereren fremover hver måned checke om regningerne bliver betalt. Hvis regningen ikke er betalt vil medlemmet blive registreret som passiv, således at man ikke kan booke biler før regningen er betalt.

Ad 8. Parkeringspladser ved Skademosegård

Thomas har haft kontrakt til Roskilde Kommune og fået mundtlig tilladelse til at vi kan opstille to delebiler på parkeringspladsen ved Skademosegård. Thomas søger for at der bliver udarbejdet en skriftlig aftale på samme måde som vi har med andre grundejere, hvor vi har vores biler stående. Ny rød C3 og Hvid C1 flyttes til Trekroner Øst i forbindelse med implementering af nyt nøglesystem dvs. den 22. juni 2015, se næste punkt. 

Ad 9. Tidsplan for nøglebriksystem

Vi overgår til det nye nøglebriksystem den 22. juni 2015, hvor der er såkaldt skiftedag. Denne dag vil alle bilerne stå stille, da de skal nulstilles i det nye system. Steen havde udarbejdet en arbejds- og tidsplan som muliggør skiftedag den 22. juni. Nye bokse installeres i bilerne, som fremover kan opdateres trådløst, og de bruger også mindre strøm. Dette vil være færdigt ugen efter bestyrelsesmødet, som Ole står for. Thomas får skriftlig aftale om p-plads ved Skademosegård og skaffer nogle skilte. Steen synkroniserer medlems- og bildatabase, færdiggør hjemmeside, og udsender information til medlemmerne. Steen og Jan står for uddeling af nøglebrikker. Steen sender også reservationer efter den 22. juni til LetsGo, så de kan komme ind i det nye system. 

Ad 10. Næste møder

Tirsdag den 16.6 (Steen), onsdag den 26.8 (Lars), onsdag den 23.9 (Jan), onsdag den 21.10 (Ole), onsdag den 18.11 (Thomas) og onsdag den 16.12 (Steen)