Skriv et referat
Læs referater
Ret referater
Indstil programmet
Udskriv referat

Ad 1. Meddelelser

Vi underskrev aftalen med Sparekassen om nedsættelse af kassekreditten endnu engang, da vores underskrifter ikke stod i det rigtige flet i dokumenterne pga. pladsmangel. Envidere underskrev Steen og Thomas NETS aftalen omkring betaling i det nye bookingsystem. Kenneth skal også underskrive NETS aftalen. Foreningen tegnes af formanden og mindst to andre bestyrelsesmedlemmer i forening.

Ole orienterede om at nogle af bilerne har haft batteriet afladet, således at det skulle genoplades. Da der er en masse elektronik i nye biler sker den fulde opladning af et batteri langsommere end tidligere under kørsel for at beskytte elektronikken. Ole er sammen med værkstedet ved at undersøge, hvad problemerne skyldes, og hvad der kan gøres ved det.    

Ad 2. Kontrakt til Ole vedr. vedligehold af bilerne

Det blev besluttet at bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen at Ole får en kontrakt på 12.000 kr. pr. mdr. med i princippet nuværende opgaver for de nuværende 15 biler. Begrundelsen er at arbejdets omfang ikke længere er foreneligt med Oles job som tilkaldevagt som buschauffør, og at arbejdet skal udføres i normal arbejdstid. Der skal udarbejdes en ny kontrakt.

Samtidig blev det besluttet at bestyrelsen indstlller til generalforsamlingen at for kommende ekstra biler ud over de nuværende 15 skal der inddrages flere personer til at varetage det praktiske arbejde omkring de ekstra biler, således at foreningen opnår mere fleksibilitet og mindre sårbarhed fremover. Dette vil blive honoreret  på lige fod med Ole for tilsvarende indsats. Hvordan denne ordning præcis skal være vil blive afklaret senere.

Steen skriver et forslag til generalforsamlingen. 

Der blev endvidere diskuteret, hvilken betydning ovenstående havde for Oles tilknytning til bestyrelsen. Ole rejste selv spørgsmålet om mulige habilitetsproblemer. Bestyrelsen mener godt at Ole kan deltage i bestyrelsen med stemmeret, men at den øvrige bestyrelse kan kræve diskussion af fx ændringer i kontraktforhold sker uden Oles deltagelse for at undgå habilitetsproblemer. Ligeledes skal alle forhold omkring honorering godkendes af generalforsamlingen på samme måde, som vi har gjort med honorering af andre opgaver. 

Ad 3. Nøglebriksystem

Betalingsaftalen med NETS er nu godkendt, og når NETS modtager den underskrevne aftale vil vi efterfølgende få et forretningsnummer. Når dette er modtaget er alle aftaler på plads, og LetsGo kan igangsætte betalingsaftalen i det nye bookingsystem.

Vi skal derfor have de sidste forberedelser på plads snarest muligt:

Installere boks i kommende lilla C3 (Ole)

Alle "skumfiduser" som skal holde nøglebriklæserne på plads skal limes fast (Thomas)

Det skal afklares om vi kan få 2 p-pladser på Skademosegård (Thomas)

Synkronisering af medlems- og bildatabase (Steen)

Færdiggøre hjemmeside indenfor nyt bookingsystem (Kenneth og Steen)

Teste betalingskortdelen (LetsGo og bestyrelsen) 

Sende fremtidige reservationer i vores system efter skiftedag så LetsGo kan overføre dem til det nye system (Steen) 

Udsende introduktionsemail med vejledning til medlemmerne (Steen)

Uddele nøglebrikker og huskekort til medlemmerne (Steen og Jan). Datoer afhænger af skiftdag. 

Skiftedag (igangsætning af nyt system). Skiftedag fastsættes til dato, hvor vi er sikre på at igangsætningen af det nye system kan gennemføres.  

Ad 4. Regnskab

Lars Levin har udarbejdet et regnskab på baggrund af bilag og oplysninger fra Jan. Lars har efter mødet den 9.4 sendt en række spørgsmål til Jan omkring dokumentation af nogle af udgifterne, som skal afklares hurtigst muligt.

Regnskabet skal udsendes senest den 14.4 for at være rettidigt. Jan udsender i samarbejde med Lars.

Lone Samuelsen er intern revisor.

Jan udarbejder et budget som tager højde for kommende servicekontrakt med Ole samt udgifter til nyt bookingsystem (200 kr. pr. bil pr. mdr).

Udarbejdelsen af regnskabet viste at vi havde fået regninger fra if forsikring på 142.000 kr. men burde kun have præmier for omkring 83.000 kr. Steen har flere gange været i kontakt med if forsikirng omkring dette for en afklaring. if forsikring er kommet til at opkræve en præmie for 2 år, men det forklarer ikke forskellen. Vi skal derfor have bedre dokumentation for hvad if har opkrævet af os. Jan laver et udtræk omkring dette fra netbank. 

Citroen har lovet at sørge for at nye biler bliver tilmeldt if forsikring og at biler vi sælger bliver afmeldt. Citroen vil også forsøge om vi ikke kunne have de samme 2 kontaktpersoner i if forsikring, som de er tilknyttet. Ole overtager kontakt til if forsikring. Vi skal have sikret at alle vores forsikringer har samme betingelser vedr. selvrisiko mv. da nogle nytegninger er lavet med forskellige betingelser. 

Ad 5. Generalforsamling

Steen udsender indkaldelse til generalforsamling. Generalforsamlingen er den 22. april.

Følgende bestyrelsesmedlemmer blev valgt i 2014 og genopstiller: Ole, Jan, Thomas og Kenneth. Steen er på valg og genopstiller. Lars Levin opstiller til bestyrelsen, og overtager kassereropgaven fra Jan. Hvis alle vælges vil bestyrelsen være oppe på 6 medlemmer, som er maks i følge vedtægterne.  

Ad 6. Fordeling af arbejdsopgaver

På kommende bestyrelsesmøder vil bestyrelsen diskutere fordeling af arbejdsopgaver efter oplæg fra Steen. 

Ad 7. Kommende møder

20. maj hos Steen kl. 20.00. Datoer for efterfølgende møder aftaler her.