Delebilklub - bestyrelse

Skriv et referat
Læs referater
Ret referater
Indstil programmet
Udskriv referat

 
 

Referat fra bestyrelsesmøde i delebilklubben d. 13. august 2014

Dato:d. 13. august 2014
Tilstede:Ole Winther, Jan Peiter, Kenneth Sørensen,Thomas Eriksson, Steen Solvang Jensen (referent)
Afbud:Første person, anden og tredje..
Dagsorden:1. Superbruger kursus i nyt bookingsystem hos LetsGo
2. Opgaver i forbindelse med etablering af nyt bookingsystem
Ad 1. Superbruger kursus i nyt bookingsystem hos LetsGo

Bestyrelsen deltog den 13.8.2014 i et superbruger kursus i det nye bookingsystem hos LetsGo i København.

Vi har indgået en aftale med LetsGo om at de skal tilpasse bookingsystemet inden for to områder, før vi kan tage det i brug. Det ene er at man skal kunne så, hvem der har booket bilerne, således at det er muligt at bytte i lighed med de muligheder vi har i dag. Det andet er at man skal kunne booke elbil på samme måde som i dag. De var desværre ikke helt færdige med at implementere disse opgaver. 

Ad 2. Opgaver i forbindelse med etablering af nyt bookingsystem

Følgende arbejdsopgaver og tidsplan blev efterfølgende opstillet i forbindelse med implementering af det nye bookingsystem. 

LetsGo

Skal færdiggøre visning af medlemmer ved bookninger i kalenderform, samt bookning af elbil, som beskrevet i aftalen.

Endvidere skal det være muligt i forbindelse med fakturering at få en automatisk dannet filtreret liste med bookninger, hvor der kan være potentielle problemer eller ting man skal tage stilling til før godkendelse. Det kunne fx være bookninger, hvor der er tilknyttet bemærkninger og gebyrer. Som det er nu skal man godkende hver bookning, hvilket er meget tidskrævende. Det er dog muligt at godkende alle bookninger, hvorefter der dannes en faktura for alle medlemmer. Disse fakturaer kan man så vurdere om der er fx særligt store regninger, og i givet fald kan man gå tilbage til de enkelte bookninger for at finde årsagen.

Ovenstående tilpasninger skal være færdige senest den 5. september, hvor LetsGo sender administrator brugernavn og passwords til bestyrelsen for Munksøgård Delebilforening, så der er mulighed at checke at det er som aftalt.

LetsGo indarbejder medlemmer, faddere, biler, og prisstruktur i bookningsystem ud fra oplysninger fra Munksøgård Delebilforening. Dette færdiggøres senest den 5. september. Munksøgård Delebilforening sender oplysninger senest den 23. august.

LetsGo hjælper med indarbejdelse af info om brug af bookingsystem samt fodnote ud fra oplysninger fra Munksøgård Delebilforening. Dette færdiggøres senest den 5. september.

Sørger for at Munksøgård Delebilforening har nøglebrikker til medlemmerne senest den 12. september.

Sørger for at Munksøgård Delebilforening har 500 stk huskekort senest den 12. september.

Ny skiftedag er aftalt til den 24. september 2014.

2 bokse til Renault Zoe elbil leveres for installation i Zoe elbilen. Boks installeres før skiftedag. Vores nummer to Zoe leveres først i slutningen af oktober 2014.

Få dage før skiftedag indarbejder LetsGo fremtidige bookninger ud fra oplysninger sendt fra Munksøgård Delebilforening.

Munksøgård Delebilforening

Ole
Sørger for installation af boks i Zoe, så den er klar til skiftedag. Sætter magnetholdere tilbage i handskerum for alle bilerne om morgenen på skiftedagen.

Sørger for skumgummi kiler til at holde nøglelåsedim mod forruden i alle bilerne. Sættes i bilerne på skiftedagen.

Kenneth
Udarbejder udkast til info om brug af bookingsystem samt fodnote, som indarbejdes i bookingsystem i samarbejde med LetsGo.

Steen
Udarbejder et konkret forslag til puljer og bestegnelse for de enkelte biler.

Sender opdaterede oplysninger om medlemmer, faddere, biler, prisstruktur og fremtidige bookninger efter skiftedag til LetsGo. Medlemslisten skal indeholde sammenhæng mellem A- og B-medlemmer. Endvidere laves en liste med gebyrer. Fremtidige bookninger sendes nogle få dage før skiftedag.

Udarbejder Googlekort med placering af bilerne, således at denne indformation kommer ind i bookingsystem.

Skriver på opslagstavlen i nuværende bookingsystem at medlemmerne skal sørge for at have opdaterede medlemsoplysninger i bookingsystemet, og sender også en email herom.

Sender et introduktionbrev til medlemmerne omkring det nye bookingsystem.

Opsiger nuværende bookingsystem med Farum Delebil, når det nye fungerer, og vi er helt færdige med at udsende regninger fra det, og regningerne er betalt. Inden det lukkes ned udtrækkes data, og vi får en backup kopi fra Farum Delebil om muligt.

Jan
Får fat i programmet Economic, som bruges til at sender regninger til QuickPay. Bookinger efter skiftedag betales gennem det nye system.

Sender fremover regningerne til medlemmer via email, som det nye bookingsystem genererer.

Merete
Rød elbil bliver oprettet i nyt bookingsystem, men der skal fortsat udfyldes køreseddel for denne bil, som Merete efterfølgende taster km ind for i det nye bookingsystem. Der kommer ikke boks i denne bil, da den udskiftes omkring 1. november 2014. Medlemmerne skal fortsat bruge nøgle til nøgleskab og nøgle til rød elbil opbevares i nøgleskab.

Alle køresedler frem til skiftedag indtastes i det nuværende bookingystem og der faktureres på baggrund af dem ind til alle regninger er udsendt.

Medlemmerne
Medlemmerne får:
- en email som introducerer det nye bookingsystem, og hvad de skal gøre
- de får et brev/kuvert med:
    - eksisterende medlemsnummer men nyt password, som de selv kan ændre.
    - nøglebrik
    - introduktionsskrivelse
    - guide i hvordan de skal tilknytte betalingskort til deres medlemsskab for betaling af regning


Referat ændret sidst d. 31.08.2014 kl. 17:12

akaReferat ver. 1.13 for php 4.10

 

Code © EAKTION.COM