Skriv et referat
Læs referater
Ret referater
Indstil programmet
Udskriv referat

Ad 1. Godkendelse af referat

Referat fra sidste møde den 2. april 2014 blev godkendt.

Ad 2. Meddelelser

Velkommen til Thomas Hvass Eriksson og Kenneth Hirsch Sørensen som nye bestyrelsesmedlemmer. Deres kontaktoplysninger fremgår af hjemmesiden, og de er også tilføjet distributionslisten til bestyrelsen (delebil-bestyrelse@munksoegaard.dk).

Steen havde deltaget i bestyrelsesmøde i Danske Delebiler den 28-4-2014. Ny formand er Tommy Olsen (Køge Delebil). Tidligere formand (Knud-Henrik Strømming) gik af efter at generalforsamlingen ikke hævede kontingentet så der kunne gennemføres flere aktiviteter inden for internationale aktiviteter samt delebilkonference på et ambitiøst niveau. Generalforsamlingen ønskede mere fokus på nationalt arbejde og oplysning/markedsføring af delebilisme i Danmark.

Ad 3. Opgaver vedr. nyt nøglebriksystem

Boksene er ved at blive installeret i alle bilerne (undtagen rød elbil som erstattes den 1. juli). Bilerne skal stå stille for at kunne konfigureres. Dette er planlagt til den 21. maj. Ole styrer dette. Ole spørger LetsGo om bilerne skal benytte det nye bookingsystem efter at de er konfigureret eller om dette kan aktiveres på et senere tidspunkt.

Steen har den 10. april sendt oplysninger til LetsGo vedr. medlemmer, biler, priser mv. som LetsGo skal lægge ind i det nye bookingsystem. Steen spørger LetsGo om hvor langt de er kommet med dette. Det skal bl.a. afklares hvem der indlægger fremtidige bookinger i systemet. Derudover skal Steen orientere LetsGo om medlemsændringer efter den 10. april. Det skal også afklares hvordan faddere skal håndteres i bookingsystemet.

Bestyrelsen skal oplæres som superbrugere af bookingsystemet. LetsGo melder en dato ud for dette. Vi har bl.a. betalt for at systemet kan håndtere elbiler og visning af andre medlemmers bookninger. Endvidere er vi interesseret i at få en kalendervisning, som minder om det vi har, men LetsGo system er her indrettet anderledes. Vi skal huske at spørge om det er muligt at knytte to medlemmers nøglebrikker (fx en hustand) til samme booking, så en husstand kan booke sammen og benytte forskellige nøglebrikker til samme bookning. Endvidere skal bookingsystemet indrettes sådan, at man ikke tror at man er medlem af LetsGo (fx skal Info-siden ikke være synlig for medlemmer af Munksøgård Delebilforening). Steen rykker LetsGo for status på ovenstående. 

Der skal sendes informationsmateriale og nøglebrikker ud til alle medlemmerne. Steen har forespurgt LetsGo om prisen på huskekort (lille minivejledning til åbning/låsning af bilerne med nøglebrik) samt pris på vagttelefon i de første 6 mdr. Steen rykker for svar på dette. Vi skal udarbejde informationsmateriale til medlemmerne, hvor vi kan hente inspiration i hvad LetsGo allerede har. Medlemmerne kunne hente info-materiale og nøglebrik hos fx formanden og vi kunne udsende til resten. Vi skal have checket at medlemmerne har de rigtige postadresser i bookingsystemet. Medlemmerne skal selv i det nye bookingsystem knytte et betalingskort til medlemsskabet, hvor alle betalinger trækkes. Det bliver således slut med PBS.

Info-materiale skal også lægges på hjemmesiden. 

Når det nye system kører opsiger vi det eksisterende bookingsystem. I den forbindelse skal vi have en kopi af alt data fx faktura mv.  

Ad 4. Handlingsplan 2014

På næste bestyrelsesmøde vil vi mere detaljeret diskutere mål og aktiviteter for 2014. Først og fremmest er der etablering af det nye nøglebriksystem og etablering af planlagte satellit delebiler i Trekroner Øst. 

På ønskelisten er der:

Mulighed for at bruge nøglebrik til delebildøren, så vi kunne undvære systemnøglerne. 

Automatisering af indmelding af nye medlemmer via hjemmeside samt fx intro videoer på hjemmesiden. 

Flere elbiler. 

Ad 5. Fordeling af arbejdsopgaver

Bestyrelsen konstituerede sig med Steen Solvang Jensen som formand, Jan Peiter som kasserer, Ole Winther som næstformand og Thomas Hvass Eriksson som sekretær. 

De nye bestyrelsesmedlemmer skal inddrages i foreningens administrative arbejde, hvilket vi vil disktere mulighederne for på næste bestyrelsesmøde. Steen sender oversigt over nuværende arbejdsopgaver.

Ad 6. Kommende møder

Møderne er onsdage kl. 20.00. 28. maj hos Jan, 25. juni hos Thomas.