Skriv et referat
Læs referater
Ret referater
Indstil programmet
Udskriv referat

Ad 1. Godkendelse af forrige referat

Referat fra den 17. januar blev godkendt. 

Ad 2. Meddelelser

Ole har indkøbt 2 sæt snekæder til C3. Ole vil endvidere købe et nyt sæt til Berlingo, da det eksisterende er for lille men dog til nød brugbart. 

Den dieselnøgle som var monteret på Qubo er i stykker i gevindet. Steen har afmonteret den, og sat det gamle dæksel på dog uden at det kan sættes rigtigt fast. Ole vil få det repareret, og man kan godt køre i Quboen endtil da.

Steen udsender en oversigt over fordeling af medlemmernes renteudgifter i 2011, som kan påføres selvangivelse for 2011. Oversigt udsendes inden den 24. feb. 2012.

Vi har en eksisterende aftale med EuropCar, således at medlemmerne kan få rabat, hvis de ønsker at leje en udlejningsbil fx i ferier, hvor vores delebiler normalt alle er booket. Det er ikke vores indtryk at aftalen bliver brugt særligt meget. Medlemmerne skal være opmærksom på, at der er flere biludlejningsfirmaer i Roskilde, som også er væsentlig billigere end EuropCar.

Generalforsamlingen bliver den 17. april 2012 kl. 20:00. Steen udsender indkaldelse mv.

Ad 3. Efterregulering

Jan Peiter har nu udsendt efterregulering af regninger, og hvad der faktisk er betalt over PBS til samtlige medlemmer. Alle medlemmer har fået særskilt email med særskilt oversigt. Det har været et meget stort arbejde at udarbejde oversigterne og udsende dem. Hvis der er spørgsmål til efterreguleringerne rettes de til Jan Peiter.

Jan er ved at udersøge, hvordan vi mere automatisk kan overføre PBS betalinger, idet hver PBS betaling skal oprettes for hvert medlem hver måned, som det er nu. Når vi får det på plads minsker vi også risikoen for at opleve igen at have så mange uoverensstemmelser mellem regning og PBS betaling, som vi har haft den seneste tid.

Jan vil også undersøge om vi kan få mulighed for at overføre penge til medlemmer via PBS, således at dette ikke skal gøres via bankoverførsel. Dette vil gøre det lettere i de tilfælde, hvor foreningen skylder medlemmet penge. Som det er nu skal kassereren have et medlems kontooplysninger til hver tilbagebetaling, da vi ikke opbevarer medlemmernes kontooplysninger.

Ad 4. Årsregnskab 2011

Jan udarbejder årsregnskab for 2011 til næste bestyrelsesmøde den 20. marts, og afleverer også regnskabet til intern revision hos Lars Levin-Jensen til samme dato. Årsregnskabet for 2011 skal godkendes af intern revisor inden generalforsamlingen den 17. april 2012.

Ad 5. Besøg hos Better Place

Hele bestyrelsen besøger Better Place i Hellerup søndag den 4. marts for at kikke på Better Place's løsning på elbiler (med ombyttelige batterier). Vi er fortsat interesseret i have flere elbiler, da de er de mest miljørigtige biler på markedet.

Ad 6. Informationsskrivelse om tilbagebetaling af udlæg

Hvis et medlem har udlæg til fx vaskehal, benzin i udlandet mv. refunderes dette af foreningen.

Den hidtidige praksis har været at medlemmet afleverer kvittering (med medlemsnr. på) i postkassen til køresedlerne eller direkte til Jan. Udgiften bliver herefter indtastet i bookingsystemet (under logbog) og medlemmet får udlægget betalt over regningen for delebilkørsel. Godtgørelse for vask fx 125 kr. for en C3 skal skrives på køresedlen. Nogle medlemmer har også selv oprettet udgifterne i logbogen, men skal stadigvæk aflevere kvitteringer på udlæg. Ved store udlæg kan medlemmet bede om at få pengene refunderet ved en bankoverførsel.

Man skal være opmærksom på, at der er en tidsforskydning mellem det tidspunkt et medlem afholder en udgift og så tilbagebetalingen. Dette er mindst en måned. En regning på delebilkørsel i fx august bliver først tilbagebetalt via PBS den 1. oktober. Dvs. hvis man har haft et udlæg i fx august, og det når at blive registreret, så får man først pengene den 1. oktober.

Nogle medlemmer afleverer kvitteringer fra tankning af brændstof med OK kortet i delebilerne. Dette skal man ikke, da foreningen får en regning en gang om måneden på forbrug på OK kortet. 

Da der er nogen forvirring blandt medlemmerne om, hvordan tilbagebetaling af udlæg mv. foregår vil Steen udarbejde en beskrivelse heraf, som vil blive lagt på hjemmesiden.

Ad 7. Næste møder

Alle møder er på tirsdage kl. 20. 20. marts hos Steen, 17. april (efter generalforsamling kl. 20:00 i Halmhuset), 22. maj hos Ole, og 12. juni hos Steen (bemærk flyttet fra 19. til 12. juni).