Skriv et referat
Læs referater
Ret referater
Indstil programmet
Udskriv referat

Ad 1. Godkendelse af referat

Referat for bestyrelsesmøde den 22.11.2011 blev godkendt.

Ad 2. Meddelelser

Jacob vil sørge for, at vi får endnu et skilt sat op ved delebilerne på Munksøgård, da vi sommetider har gæster på parkeringspladsen mellem pavillonen og varmecentralen.

Steen vil sørge for, at vi får adgang til vores nye forsikringer i IF Forsikring via internettet.

ChoosEv har henvendt sig, om vi er interesseret i endnu en elbil, som vi har. Vi klapper lige hesten i denne omgang, men er interesseret i at komme videre med flere elbiler.

Med hensyn til at løse eventuelle delebilproblemer i julen er Ole ikke hjemme i perioden 20. december til 6. januar, Steen er ikke hjemme 22. -28. december, mens Jan og Paolo begge er hjemme.

Ad 3. PBS kørsel for kørsel i november

Som vi skrev i forrige referat gik PBS opkrævningerne fint igennem i slutningen af november for delebilkørsel i oktober. Dvs. at medlemmerne fik regning for faktisk kørsel. Jan regner med, at det samme vil ske i slutningen af december, hvor PBS opkrævninger for delebilkørsel i november vil blive udsendt.

Ad 4. Efterregulering

En meget god nyhed er det, at den data/databasefejl, som forhindrede kassereren i at afslutte regninger for september og oktober nu er løst ved fælles ping-pong mellem kassereren og folkene bag bookingsystemet. Det betyder, at alle medlemmer nu kan gå ind og se deres månedlige regninger for alle måneder frem til oktober. November regningen kan ses i slutningen af december.

Det betyder også, at det nu er muligt at foretage en efterregulering.

Historikken er, at i juli, august, og september er den samme PBS opkrævning udsendt - samme som fra juni 2011 - pga. af de problemer vi havde med PBS kortet/udstyret og data/databasefejl, som nu er løst.

Der forestår nu en efterregulering for juli, august og september, således at alle medlemmer kommer til at betale for faktisk kørsel i disse månederne. Nogle medlemmer vil skulle have penge tilbage og andre vil skulle betale mere afhængig, hvor tæt de gentagne juni-PBS-opkrævninger svarer til den faktiske kørsel. 

Vi satser på, at det er muligt at foretage denne efterregulering, således at det bliver sendt ud sammen med PBS opkrævningerne i januar dvs. sammen med opkrævningen for delebilkørsel i december. Hvis du selv vil have en ide, om du skal betale ekstra eller have penge tilbage, kan du lægge dine PBS opkrævninger sammen for juli, august og september og sammenligne med dine regninger i bookingsystemet for samme måneder. 

Ad 5. Regnskab

På sidste bestyrelsesmøde fik vi en oversigt over indtægter, udgifter, saldo mv. på månedsbasis. Jan forventer at kunne fremvise et samlet foreløbigt årsregnskab for 2011 på bestyrelsesmøde i januar.

Ad 6. Nytårsforsæt for 2012

Vi diskuterede de ønsker vi havde til det kommende år. På ønskelisten er følgende:

Et nøgleløst system baseret på den løsning som folkende bag bookingsystemet er ved at udvikle/teste. Det er desværre noget forsinket, men bliver forhåbentlig operationelt i 2012. Det betyder, at medlemmerne ikke skal udfylde køreseddel, og det er ikke muligt at tage den forkerte bil eller på forkerte tidspunkter. Der bliver ingen køresedler at indtaste, og der bliver ingen besværligheder med at afstemme køresedlerne med faktisk kørsel. 

Flere elbiler, hvoraf en kunne være Better Places koncept med batteriskift. Det kunne også være plug-in hydridbiler, hvis de prissættes, så vi kan komme i nærheden af dem. Vi kunne givet også have en mere af den type, vi allerede har.

Flere satellit delebiler, hvis medlemsantallet fortsat stiger. Det kunne fx være i Knolden.

Bedre mulighed for at booke via smartphones fx ved en hjemmeside specielt udviklet til smartphones med kun de mest nødvendige funktioner.

En mere automatiseret måde at kunne oprette PBS betalingerne, hvilket ville lette arbejdet for kasseren.

Automatisering af ind- og udmeldelse via internettet, hvilket ville lette arbejdet for formanden.

Ad 7. Næste møder

Alle møder er på tirsdage kl. 20. Den 17. januar hos Jan, 21. februar hos Ole, 20. marts hos Steen, 17. april hos Jan, 22. maj hos Ole, og 19. juni hos Steen.