Skriv et referat
Læs referater
Ret referater
Indstil programmet
Udskriv referat

Ad 1. Gennemgang af sidste referat

Referat blev godkendt.

Ad 2. Meddelelser

Steen deltager i næste bestyrelsesmøde den 21. sept. 2010 i Danske Delebiler.

Der er blevet monteret diesel key på Quboen. Selvom det var lovet at den indkøbte diesel key passede til Berlingoen var det ikke tilfældet. Steen følger med i hvornår der kommer versioner som passer til Berlingo og C3.

Der er indkøbt ekstra kuglepinde, som er i delebilsrummet.

Vi har fået en forsikringsoversigt fra vores forsikringsselskab, og de har sat den samlede præmie ned efter en revurdering af vores præmie. Vi har således sparet omkring 15.000 kr. om året herved.

Steen og Jan Peiter får prokura til banken og netbank forbindelse. I den forbindelse skal alle bestyrelsesmedlemmer underskrive en kontofuldmagt udarbejdet af Sparekassen Sjælland. Den tidligere kasserers netbank forbindelse vil i den forbindelse ophøre.

Efter at GPS 2 blevet oprettet har GPS 1 og 2 været billigere at leje end prislisten tilsiger pga. en fejl i oprettelsen. Det er nu rettet således at den korrekte leje betales. Da der er tale om meget små beløb vil der ikke bllive opkrævet efterbetalinger.

Den elbil som vi satser på (Citroën Zero) forventes at komme på markedet i starten af 2011. Man kan kun erhverve en ved forudbestilling. Vi får besked af Citroën, når det bliver aktuelt med bestilling.

Ole sørger for at alle regninger fra Citroën og Fiat bliver sendt direkte til Ole, således at de kan checkes. Ole afleverer dem herefter til Jan Peiter.

Der er blevet sat mærkat op med telefonnr. på vejassistance for Citroën i relevant biler.

Steens navn kommer på registreringsattester. Dettes  skulle ske automatisk for nye biler når Steen står som kontaktperson i CVR registeret i stedet for Jan Olsen.

De skader (alvorlige ridser/mindre buler) på C3 (begge døre og vange) og Qubo (højre side) er der desværre ikke nogen medlemmer som har meldt tilbage på. Vi kan kun opfordre alle medlemmer til at være ærlige nok til at vedkende sig en skade, som man forvolder. Vi har en meget lav og solidarisk selvrisiko for medlemmerne på kun 2.500 kr. per skade som er langt under det beløb, som det koster foreningen ved en skade. Ole vil fremover straks at skader bliver konstateret sende en meddelelse ud til alle med en liste over de seneste bookinger, så skadevolder forhåbenligt melder sig.

Ad 3. Månedsregnskab

Jan havde rundtsendt et månedsregnskab dvs. perioderegnskab til og med august. Regnskabet tyder på at der bliver et overskud for 2010. Vi diskutterede muligheden af at udbetale dele af overskudet til medlemmerne, når året er omme, og efter at der er lagt til egenkapitalen i passende omfang.

Der var ikke udarbejdet en balance, og vi vil meget gerne at dette også gøres hver måned.

Jan tager en snak med Lars Levin omkring regnskabsprogrammet, da han gerne vil have overført alt data fra Jan Olsens regnskabsprogram (noget bøvl med forskellige versioner).

Jan P. checker med Jan Olsen om hvordan moms håndteres i regnskabet.

Jan vil lave nogle stikprøvetest af tidligere opkrævninger i forbindelse med de på hinanden følgende samme PBS betalinger for at checke at alt er gået rigtigt til.

Ad 4. Parkeringsplads i Kirsebærparken

Grundejerforeningen for Kirsebærparken har principgodkendt en parkeringsplads til en satellit delebil i Kirsebærparken. Kirsebærparken ligger lige syd for Munksøgård. Steen var den 12. september sammen med formanden for grundejerforening for at besigtige mulighed for opsætning af nøgleskab og postkasse samt placering af bil. Flere muligheder blev udpeget, som grundejerforeningen skal melde tilbage på. Når denne forlægger skal vi have ansøgt vores forsikringsselskab om accept af opsætning af nøgleskab det pågælende sted.

Der skal vælges hvilken bil som skal stå i Kirsebærparken. Steen laver en oversigt over hvilken type bil som oftest bliver booket af medlemmer i Kirsebærparken og spørger dem til råds.

Ad 5. Fadder til bil i Kirsebærparken

Som udgangspunkt mener vi at der til en satellit delebil også skal være en fadder fra den pågældende bebyggelse til at passe den. Fadderens vigtigste opgave er at vaske bilen jævnligt. Ole vil forsøge at finde en fadder blandt medlemmerne i Kirsebærparken.

Ad 6. Afbestillingsbegyr

Steen havde rundsendt et notat som beskrev de tidligere afbestillingsgebyrer i det gamle bookingsystem, og de muligheder der er i det nuværende bookingsystem. Han havde også lavet et forslag baseret på den måde de gør det i Farum Delebilklub. Øvrige klubber har også afbestillingsgebyrer. Forslaget bygger på et princip om at det bliver dyrere af slette og aflyse (forkorte) jo tættere man kommer på reservationens start. Forslaget er også implementeret i bookingsystem for at teste at det kan lade sig gøre. Systemet er ind til videre indrettet således at sletninger eller aflysninger, som bliver lejet ud igen, betaler man ikke afbestillingsgebyr for. Man har endvidere en fortrydelsesret på 15 minutter til at slette/aflyse en fejlbooking.

Baggrunden for forslaget er for mange sletninger (præventive bookinger) og for mange og lange aflysninger (forkortninger), som tyder på for lange bookinger med for stor sikkerhedsmargin. Det er en stor frihed for det enkelte medlem at kunne slette og aflyste gratis, men det indebærer samtidig at vi får en samlet dårligere udnyttelse af bilerne, fordi de ikke altid bliver lejet ud igen. Årskørsel pr. bil har været faldende, hvilket kunne være en indikation heraf. Det betyder også at et medlem som faktisk ønsker at foretage en reservation og gøre brug af den, bliver begrænset i sine muligheder for at foretage den ønskede reservation, hvis den allerede er taget af en reservation som senere bliver slettet eller aflyst. Vi ville derfor alle vinde ved at der kom større overenstemmelse mellem reservationer og faktisk gennemført udlejning, og et afbestillingsgebyr er et instrument til at ændre adfærd i den retning.

Der var diskussion af tidsperioderne og aflysningsprocenter, og deres præcise størrelse, men der var grundlæggende enighed om princippet, hvis aflysningsgebyrer skulle indføres.

Vi vil godt have det endnu mere detaljeret beskrevet, hvad størrelsen af sletning/aflysnings problemet er, og Steen vil fremskaffe mere statistik herom til næste møde.

Vi diskuterede også muligheden af at starte med en beskrivelse af hvad god bookingadfærd er, som skulle sendes til medlemmerne, for at se om dette er nok til at ændre adfærd. Ole vil lave et udkast til dette til næste møde. 

Det affødte også en bredere diskussion af, hvilke værdier vi ligger vægt på, og vi vil på et senere tidspunkt tage det op i et forsøg på at formulere et værdigrund, som skulle være så konkret som muligt.

Ad 7. Godtgørelse for arbejde

Ole vil undersøge, hvordan man kan få godtgørelse for arbejde udført i foreningen på lovlig vis.

Ad 8. Møde med Sparekassen Sjælland

Sparekassen ønsker et møde omkring foreningens fremtidsplaner. Steen vil arrangere et sådan møde, hvor Ole også ønsker at deltage. Vi skal muligvis have hævet vores kassekredit, som pt. er 750.000 kr., og de nærmere betingelser herfor skal vi have på plads. Herudover vil vi fortælle om vores CO2 strategi, kommende elbil, og udbygning via satellit delebiler, og samarbejde med Citroën.

Ad 9. Næste møder

12. okt hos Ole, 16. nov. hos Jan og 14. dec. hos Steen.