Delebilklub - bestyrelse

Skriv et referat
Læs referater
Ret referater
Indstil programmet
Udskriv referat

 
 

Referat fra bestyrelsesmøde i delebilklubben d. 17. august 2010

Dato:d. 17. august 2010
Tilstede:Ole Winther, Jan Peiter, Steen Solvang Jensen (ref). Jan Olsen deltog endvidere
Afbud:Jacob Harboe
Dagsorden:1. Gennemgang af sidste referat fra møde af 15. juni
2. Meddelelser
3. Årsregnskab
4. Månedsregnskab
5. Prokura til kassereren
6. Arbejdsopgaver til kassereren
7. Parkeringsplads til 11. bil
8. Afbestillingsgebyr
9. Godtgørelse af arbejde i foreningen
10. Fadder til rød C3
11. Hjemmeside
12. Forsikring
13. Autostole
14. CVR
Ad 1. Gennemgang af sidste referat fra møde af 15. juni

Forrige referat blev gennemgået med henblik på at få status over listede arbejdsopgaver. De arbejdsopgaver som endnu ikke er fuldendte vil blive gentaget i nærværende referat.

Ad 2. Meddelelser

Der har været 3 indmeldelser siden sidste møde og en person, som vi har måttet afvise forbi personen boede uden for vores geografiske område. En person er overgået til passivt medlemsskab.

Email distributionsliste for "delebiler" og "bestyrelsen" er blevet opdateret.

SOS-kort, som kræves ved kørsel i udlandet, samt registreringsattest ligger i bilerne.

De kommende møder kl. 20:00 er:

14. sept hos Steen, 12. okt hos Ole, 16. nov. hos Jan og 14. dec. hos Steen

Ad 3. Årsregnskab

Vores interne revisor Lars Levin-Jensen har godkendt årsregnskabet fra generalforsamlingen, idet han havde en række bemærkninger til årsberetningen, som det fremgår af referatet fra generalforsamlingen. Lars og vores nye kasserer Jan Peiter vil holde et møde for at få vores regnskabssystem sat op således at det bliver mere hensigtmæssigt.

Ad 4. Månedsregnskab

Der var endnu ikke udarbejdet månedsregnskab, da der har været problemer med at overføre tidligere regnskabsdata fra Jan Olsens PC til Jan Peiters PC pga. forskellige versioner af samme regnskabssystem. Der arbejdes på at finde en løsning på dette. Dette berører ikke opkrævning af regninger via PBS, som er foregået uden problemer.

Ad 5. Prokura til kassereren

Banken kræver at få en kopi af generalforsamlingsreferat, hvor det står at Jan Peiter er blevet ny kasserer før prokure kan overgå til Jan Peiter. Steen sørger for at sende dette til banken. I samme ombæring skal der også oprettes netbank til Jan Peiter og Steen, og Jan Olsens adgang skal slettes.

Ad 6. Arbejdsopgaver til kassereren

Der var en kort diskussion af kasserens opgaver.

Betaling af regninger. Regninger afleveres i Jan Peiters postkasse (ikke i delebilforeningens postkasse). Regninger betales , således at vi ikke får rykkergebyrer. Medlemmerne kompenseres for udlæg.

Månedsregnskab. Der udarbejdes et opdateret regnskab hver måned, som viser akkumulerede indtægter og udgifter samt balance siden den 1.1 det pågældende år. Dette regnskab udarbejdes, således at det foreligger til de månedlige bestyrelsesmøder.

Årsregnskab. Årsregnskab udarbejdes i god tid, således at den interne revisor har tid til at gennemgå det inden det skal sendes ud i forbindelse med generalforsamlingen. Jan Olsen hjælper forsat med at sætte Jan Peiter ind i det hele.

Ad 7. Parkeringsplads til 11. bil

En parkeringsplads til den 11. bil som en satelit bil på Joensuuvej er ved at blive undersøgt og ejerforeningen er forespurgt. Steen følger op på sagen.

Ad 8. Afbestillingsgebyr

Vi har konstateret et meget stort antal aflysninger (ændringer af en booking) og sletninger i forhold til antal reservationer. En del medlemmer har langt flere aflysninger/sletninger end de har reservationer, hvor de faktisk har gennemført en reservation. Det virker som om der er for mange præventive bookinger, som ikke bliver til noget og for lange bookinger, som efterfølgende afkortes. Dette giver ikke en effektiv udnyttelse af bilerne, da de ikke altid bliver lejet ud igen efter en aflysning/sletning og det blokerer for andre medlemmer som har intention om at benytte bilerne. Årskørslen per bil er faldet de sidste par år, hvilket sandsynligvis hænger sammen med ovenstående, da vi har haft det samme antal biler per medlem, som foregående år. Det er derfor ikke en hensigtmæssig bookingadfærd. En væsentlig grund hertil er at det er gratis at aflyse/slette.

Vi vil derfor genindføre et afbestillingsgebyr. Det skal være et afbestillingsgebyr, som kan opkræves automatisk via vores bookingsystem, hvilket kun giver få muligheder. Steen vil udarbejde et forslag.

Ad 9. Godtgørelse af arbejde i foreningen

Det er efterhånden et meget stort administrativt og praktisk arbejde at køre en forening i konstant vækst med over 125 medlemmer, 11 biler og en næsten million omsætning. Vi har derfor besluttet at Oles arbejde med bilerne skal godtgøres ved at han får statens kmtakst (3,56 kr.) for op til 10.000 km dvs. maks 35.600 kr om året. Steens administrative arbejde godtgøres med en PC på samme vilkår som for kassereren (Jan Peiter) og køreseddelindtastning (Merete) (maks 8.000 kr. med 3 års afskrivning).

Ad 10. Fadder til rød C3

Ole finder en fadder til rød C3.

Ad 11. Hjemmeside

Der er sket forskellige opdateringer af hjemmesiden bl.a ny indmeldelsesblanket, idet Steen har overtaget ind/udmeldelser, samt vejlejning til tagboks for C3. Steen står for løbende opdatering af hjemmesidens indhold, og rettelser udføres af Paolo.

Ad 12. Forsikring

Ole har tidligere kontaktet forsikringsselskabet, og fået nedsat vores præmier pga. vores skadesprofil, som er fornuftigt. Vi får tilsendt nye policer, men disse er endnu ikke kommet. Steen rykker.

Ad 13. Autostole

Der har været en debat om brug af hinandens autostole. Bestyrelsen er stadigvæk af den holdning at det er legistimt at have sin private autostol i delebilsrummet, som kun ens eget barn bruger, da en autostol passer til ens barn, og man skal være sikker på at den er der sammen med ens bilreservation. Men det skal være tydeligt markeret, hvis man ikke ønsker at andre bruger den. Ikke-mærkede stole kan bruges af alle.

Ad 14. CVR

Jan overføre registrering i CVR til Steen. Herved bør Steen også komme på registreringsattesterne.


Referat ændret sidst d. 18.08.2010 kl. 22:28

akaReferat ver. 1.13 for php 4.10

 

Code © EAKTION.COM